Fim de ano é para muitas empresas o período onde é feito todo o planejamento de metas, definição de contratação de novas pessoas e fornecedores.
Com um planejamento bem feito, é possível otimizar custos, ganhar agilidade e ter foco no que realmente precisa ser feito, além de melhorar a gestão, já que a partir do momento em que seu time conhece e entende todas as metas da empresa, seu desenvolvimento é muito mais fácil.
Mas como fazer o planejamento ideal para sua empresa? Como se organizar para ter as metas claras, objetivos atingíveis e garantir que essa mensagem seja cascateada para todos os times?
Vamos te ajudar nessa tarefa com um passo a passo para colocar em prática um super planejamento estratégico na sua empresa.
1) Faça uma retrospectiva do último período
Esse é o momento de debater com seu time erro por erro cometido ao longo do último ano e entender suas possíveis causas para corrigir nos próximos momentos.
Quais foram os principais erros e acertos da sua empresa? Quais foram os fatores que ajudaram a dar certo e os que prejudicaram a realização dos seus planos? O que poderia ser diferente e o que deveria ser mantido?
Utilizar uma ferramenta como o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act - ou Planejar, Fazer, Checar e Agir) pode ajudar sendo a base para o seu planejamento. Mas lembre-se seu planejamento deve ser realizado com constância, afinal nós e as organizações são imperfeitas e portanto, sempre possuiremos falhas e consequentemente correções a serem realizadas.
Caso ainda não conheça o ciclo PDCA, entenda um pouco melhor aqui.
2) Defina objetivos e metas desafiadoras, mas tangíveis
Liste os objetivos e metas que deseja alcançar sem se esquecer de quantificá-las. Lembre-se que não existem metas ou objetivos a serem alcançados se você não consegue definir com precisão aonde quer chegar e nem aonde está.
Objetivos dão descrições concretas de onde se quer chegar, ou o que se quer alcançar, ou seja, o propósito e pode ser estratégico e abrangente como cursar uma nova faculdade, emagrecer, casar, ter filhos, começar um hobby ou uma atividade física.
As metas são tarefas específicas em torno de um objetivo e para alcançá-los. Elas são temporais, ou seja, têm prazos específicos para acontecerem. Por exemplo, se o seu objetivo é ficar rico, sua meta poderá ser traçar caminhos que te levarão à riqueza, como economizar ao menos 10% dos seus gastos internacionais no próximo ano ou conseguir uma fonte de renda extra nos próximos cinco anos.
Quanto mais informações você tiver que possam te ajudar a definir seus objetivos e metas, mais preciso você será na sua busca pela perfeição do seu planejamento. Faça uma análise de mercado (quais são as projeções do seu mercado para o próximo ano), público alvo (qual o tamanho do seu público alvo) e seu histórico de vendas para definir os números da forma mais realista possível.
3) Defina os KPIs
Após listar seus objetivos e metas, você precisará definir seus indicadores de desempenho (KPIs ou Key Performance Indicator), que serão aqueles que você irá acompanhar e te guiarão para garantir o atingimento das metas.
Analise como cada área poderá contribuir para a meta final da empresa e alinhe com seus respectivos líderes um momento de definição de metas e atividades concretas que os ajudarão alcançar os objetivos definidos.
Por exemplo, digamos que você vende um produto online por assinatura e planeja chegar a um determinado valor total de vendas no primeiro trimestre e, para alcançá-lo, você precisa que basicamentre três áreas trabalhem em conjunto.
A área de Marketing vai precisar melhorar o fluxo de visitas do site seu site, além de garantir a conversão de compras no mesmo. O time Comercial deve colocar mais leads no funil de vendas e aumentar o tempo médio total que os clientes se mantém assinante. Já o time de desenvolvimento deve criar mais 2 novas funcionalidades que vem sendo bastante pedidas pelo seu público como por exemplo o pagamento por anuidade e a possibilidade de indicar seus amigos pela plataforma.
No caso da área Marketing, seus indicadores de performance seriam nesse caso seriam a Quantidade de visitas do site e a Taxa de conversão. No comercial deve-se medir a quantidade de Leads entrando no funil e o tempo médio da assinatura dos clientes. Por último, para a área de desenvolvimento deve-se medir a porcentagem de desenvolvimento de cada uma das micro-etapas para cumprir a entrega de cada uma das funcionalidades.
5) Acompanhe, acompanhe e acompanhe
Como imprevistos acontecem e as empresas são organismos vivos que estão em constante transformação, dificilmente será possível cumprir 100% de um planejamento. Para que as mudanças de curso indesejadas ocorram com influência mínima no objetivo final, programe-se e alinhe com seus diferentes times quando e de quanto em quanto tempo as métricas serão acompanhadas como por exemplo reuniões diárias, semanais, mensais, etc.
As startups mais promissoras acabam utilizando metodologias ágeis pois estas permite "errar rápido para aprender e corrigir rápido" e quanto antes você perceber que uma meta pode escapar e existem chances de não ser cumprida, mais cedo pode-se tomar decisões que coloquem sua empresa de volta nos trilhos para atingir o objetivo final.
Dica final
Para facilitar todo esse processo e acompanhá-lo de perto a longo prazo com uma visualização clara incluindo presente,passado e futuro, você pode utilizar plataformas específicas de OKR. Aplicações como a da Profit, Asana, Trello, Jira ou outras podem ajudar no gerenciamento dos seus objetivos-chave e manter todos alinhados e engajados no mesmo foco.
